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A quoi sert de numériser les documents ?

La numérisation des documents consiste à obtenir un fichier numérique contenant l'image du document numérisé.

De plus, il est possible de récupérer les informations textuelles contenues dans le document en utilisant un procédé nommé la reconnaissance optique des caractères ou OCR.

En fin de chaîne de traitement, vous obtenez un fichier aux formats PDF, TIFF, JPEG, PNG, etc.

Avec la disponibilité des ordinateurs et des moyens de communications il devient très facile d'échanger les documents numériques à moindre coût.

La baisse du prix de revient du stockage des données vous permet de réduire vos coûts logistiques.

 

Vos besoins en numérisation de documents

Il existe plusieurs filières de numérisations. La numérisation des documents existants, appelée également la reprise d'historique vous permet de transformer massivement vos documents papier en numérique.

Selon le volume des documents à traiter, cette filière est plus ou moins rentable.

La rentabilité d'une reprise d'historique de numérisation des documents physiques se calcule de la manière suivante :

  • Le volume des documents à numériser
  • Le nombre de recherches annuelles effectuées dans le fonds d'archives
  • Les impacts financiers en cas de perte ou destruction des documents

Il est également possible de numériser les documents papier au fur et à mesure de leur arrivée. C'est le principe de la numérisation égrenée des documents ou le traitement du courrier entrant.

Dans ce cas, il est possible d'optimiser la circulation de l'information dans votre organisation permettant un gain de temps de traitements et un partage de travail plus simple. Par exemple, une fois les documents numérisés, vous pouvez répartir plus facilement la charge de travail entre des équipes éloignées.

 

 

 

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